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Salesapps vous permet de mettre à disposition de vos forces de ventes instantanément tous les documents que vous souhaitez. La bonne organisation de votre base documentaire est particulièrement importante car elle impacte directement l’usage courant de votre application. Je vous propose de revenir sur quelques éléments importants à avoir à l’esprit quand vous serez en cours d’élaboration de votre arborescence.
Documents et discours
Salesapps vous offre une grande liberté d’organisation de votre base documentaire. Comme tous vos documents sont synchronisés instantanément et facilement retrouvables grâce à la recherche, on peut être tenté de les ranger très basiquement. Or bien structurer votre base documentaire vous permet de mieux accompagner vos rendez-vous. Il est donc important de soignée votre arborescence car elle est l’identité que vous allez donner à votre application et elle va influencer les échanges en valorisant votre offre, votre savoir-faire.
Dans la structuration de votre arborescence il convient d’identifier les cas d’usages principaux de votre application afin de déterminer les points d’entrées et parcours à privilégier. Il n’y a pas de structure de base universelle ou idéale mais plusieurs règles qu’il convient de respecter.
Salesapps dans tous ses états
Pour construire votre arborescence, il est intéressant de bien maîtriser les possibilités offertes par Salesapps. Ainsi vous pourrez :
- Créer des arborescences de la profondeur que vous souhaitez avec des rendus visuels variés : liste de documents, tuiles, carrousel, liste d’image avec aperçu et affichage direct d’un document ;
- Créer des documents mono ou multilingues ;
- Faire évoluer à tout moment tout ou partie de l’arborescence que vous aurez précédemment construite ;
- Associer des documents de l’arborescence à d’autres documents ;
- Associer des mots clés à des documents afin de pouvoir les rechercher plus simplement ;
- Regrouper tous vos documents multimédia dans une même section médiathèque spécialement dédiée ;
- Associez des supports multimédia à vos présentations
- Dans l’application, choisir ses documents favoris.
L’échange commercial, clé de voûte de votre arborescence
Salesapps offre beaucoup de possibilités graphiques et techniques dans l’organisation de votre base documentaire. Il n’existe pas une seule bonne façon de faire. En réalité, il faut se concentrer sur les situations les plus courantes lors d’un échange commercial et structurer l’utilisation de votre application pour accompagner au mieux ces discours (le pragmatisme de la régle des 80/20 à l’esprit) Se concentrer sur l’échange commercial pour naviguer dans votre arborescence garantit une appropriation très rapide de l’outil par vos forces de vente. Ils ne recherchent pas l’information car dès la première utilisation, l’information se trouve logiquement là où elle est attendue. Accompagner avec flexibilité le discours du commercial quel que soit l’orientation de la discussion avec son interlocuteur et afficher sur sa tablette une arborescence et offre produit/service cohérente et engageante. Ce type de présentation donne également envie à votre interlocuteur de lui-même cliquer sur la tablette. En analysant votre force de ventes, il est éventuellement possible de différencier plusieurs profils (zone géographique, produits ou services particuliers, fonctions, etc) Salesapps vous permettra de spécialiser les fichiers et dossiers par profils de façon à réellement adapter l’outil à leurs besoins.
3 clics pour atteindre l’information
Pour que votre base documentaire reste claire et efficace, l’idéal est de limiter à 3 clics l’accès au document recherché depuis la home.
Evidemment si votre base est encore simple, composée de moins de 50 documents il est assez aisé de l’organiser sans dépasser l’objectif de 3 clics pour atteindre l’information. En revanche dès qu’elle devient plus dense, il faut impérativement y prêter une attention particulière. A tout moment vos sales doivent être en mesure de trouver naturellement et simplement leurs documents, et ce en 3 clics maximum. Pour plusieurs de nos clients, la solution (pour atteindre ce niveau d’efficacité sans pour autant finir avec une arborescence plate et incompréhensible) a été de remonter sur la home un premier niveau aiguillage.
Par exemple :
- Qui sommes nous ?
- Vos besoins
- Notre valeur ajoutée
- Nos business cases
Cette première étape (assez universelle) permet de décliner votre base documentaire autour de « phrases commerciales ». On s’attend naturellement à retrouver derrière « Qui sommes nous ? » des informations de présentation de la société, de la gamme produit/service proposée, situation géographique, etc. Concernant « Vos besoins » l’angle d’accès aux documents est plus engagé sur l’expression déjà verbalisée par l’interlocuteur d’un besoin spécifique à sa situation. Il en est de même pour nos 2 autres exemples « notre valeur ajoutée » et « nos business cases ».
Pour opérer ce premier aiguillage, il est également possible de remontée sur la home des tuiles correspondant à des présentations clés : homme produit, produit phare, nouvelle offre à valoriser, etc.
Des profils utilisateurs au secours des bases documentaires très denses
Dans le cas de force commerciales sur une zone géographique étendue, la segmentation logique par zone permet de n’afficher sur une tablette donnée que les informations et documents qui intéresse son utilisateur. Plusieurs niveaux et types de profils utilisateurs permettent de bien délimiter le contenu par utilisateur en sélectionnant ce qui est visible ou non. Ce mécanisme présente également l’avantage de permettre la visibilité de documents confidentiels uniquement aux personnes ayant les droits. Ce fonctionnement puissant amélioré donc grandement l’utilisation de votre application.
En conclusion, bien structurer sa base est primordial. Il n’existe pas d’organisation universelle. Un soin tout particulier doit être apporté pour chaque application. Dans tous les cas, Salesapps, vous permet de faire évoluer et d’améliorer au fil de l’eau votre arborescence pour qu’elle soit la meilleure possible. Les statistiques d’utilisation accessibles depuis le BO sont très riches d’enseignements.
